Crear gráficos en Excel

Para crear un gráfico básico en Excel que pueda modificar y dar formato más adelante, debe especificar, enprimer lugar, los datos del gráfico en una hoja de cálculo. A continuación, sólo tiene que seleccionarlos y elegir el tipo de gráfico que desea utilizar en la cinta de opciones de Office Fluent (ficha Insertar, grupo Gráficos).

Excel ofrece varios tipos de gráficos para mostrar datos ante una audiencia de forma elocuente. Cuando creeun gráfico o modifique uno existente, puede elegir entre distintos tipos de gráfico (gráfico de columnas o circular) y subtipos (gráfico de columnas apiladas o gráfico 3D). Puede crear también un gráfico combinado utilizando varios tipos de gráficos en uno solo.

Modificar gráficos

Después de crear un gráfico, puede modificarlo. Por ejemplo, tal vez desee cambiar la forma en que se muestran los ejes, agregar un título, mover u ocultar la leyenda o mostrar otros elementos del gráfico.

Para modificar un gráfico, puede:

Cambiar la presentación de los ejes del gráfico    Puede especificar la escala de los ejes y ajustar el intervalo entre los valores o categorías que se muestran. Para facilitar la lectura del gráfico, puede agregar también marcas de graduación a un eje y especificar el intervalo en el que van a aparecer.

Agregar títulos y rótulos de datos a un gráfico    Para que la información que aparece en el gráfico sea más clara, puede agregar un título de gráfico, títulos de eje y rótulos de datos.

Agregar una leyenda o una tabla de datos     Puede mostrar u ocultar una leyenda o cambiar su ubicación. En algunos gráficos, puede mostrar también una tabla de datos que contenga las claves de la leyenda y los valores representados en el gráfico.

Aplicar opciones especiales en cada tipo de gráfico    Existen líneas especiales (líneas de máximos y mínimos ylíneas de tendencia), barras (barras ascendentes y descendentes y barras de error), marcadores de datos y otras opciones para los diferentes tipos de gráficos.

 

Conclusión

Los gráficos son muy importantes porque con ellos podemos representar de manera gráfica cierta cantidad de números y funciones representando información de algo o alguien de forma gráfica.

Formato de las Hojas de Cálculo

Toda hoja de cálculo necesita que sus celdas dispongan de un formato específico. Cada celda es independiente del resto, por lo que se puede editar de forma independiente. Es posible ajustar el tamaño de las celdas y el formato de su contenido.

El tamaño de las celdas puede ajustarse, tanto su altura como longitud. Para ello debes situar el cursor en el borde final de cada columna o fila y estirar arrastrando hasta el tamaño deseado:

También es posible ajustar cada celda al contenido interior haciendo doble click en el borde de la columna:

NÚMERO

Permite personalizar el formato de las celdas seleccionadas en: números decimales, formato fecha, formato hora, porcentajes, texto…etc

·         General- Las celdas con formato general no tienen un formato específico de número

·         Número- Puedes seleccionar el número de decimales que quieres que tengan las cifras y si quieres utilizar separador de miles, así como el formato de los números negativo.

·         Moneda- El mismo sistema que el Número pero añadiendo el símbolo de la moneda que desees.

·         Contabilidad: es un tipo de alineación de los símbolos de moneda y comas

·         Fecha: Permite seleccionar el formato deseado para una fecha

·         Hora: Permite seleccionar el formato deseado para las horas

·         Porcentaje: puedes seleccionar el número de decimales del porcentaje y añade los decimales que indiques

·         Texto: Trata al contenido de la celda como si fuera un texto, incluso si se ha introducido un número, por lo que la celda se presenta tal cual fue introducida. Esta función sirve, por ejemplo, para mantener ceros delante de un número, ya que por defecto, un Excel los eliminiaría.

·         Personalizada: Permite personalizar el formato de las cifras, fechas porcentajes y horas en otros estilos que no se muestran en las opciones anteriores.

ALINEACIÓN

Ofrece la posibilidad de alinear el contenido de las celdas en la parte superior, central o inferior de la misma, así como cambiar la orientación del texto.

Adicionalmente, puedes rellenar las casillas:

-           Ajustar texto: para permitir que el texto se ajuste automáticamente al tamaño de la casilla. Realiza las líneas que hagan falta en el celda para que se vea todo el texto con el formato.

-           Reducir hasta ajustar: Reduce el tamaño del texto hasta que se ajusta a la longitud de la casilla en una sola línea.

-           Combinar celdas: puedes seleccionar un grupo de celdas y combinarlas para que se traten como si fueran una sola.

Conclusión

El formato es muy importante en excel, debido a que con el se pueden dar múltiples, funciones que tienen que ver con el tipo de letra, numeración, fuente, tamaño, color, ajustar textos, columnas, etc.

Generación automática de series alfanuméricas lógicas

Excel al ser utilizado como una hoja de cálculo, su mecanismo es lógico y ordenado. Por lo que facilita la creación de series alfanúmericas lógicas.

Por ejemplo, podemos crear la serie de meses del año escribiendo solamente el primer mes. Veamos como hacerlo:

Escribimos en primer lugar Enero.

Seleccionamos la celda, nos ubicamos en el extremo inferior derecho hasta que el cursor cambia a una cruz negra. pulsamos el botón izquierdo del ratón y a medida que nos movemos hacia la derecha vemos que va creando el resto de los meses

Soltamos el ratón y ya estarán nuestros meses creados. Se crearán los meses dependiendo de la cantidad de celdas seleccionadas.

  

De igual manera, Excel contempla la abreviación de meses. asi que con solo escribir las primeras tres letras podemos crear una serie de datos:

  

Igual situación encontramos con las Series Númericas pero esta vez las combinaciones deben hacerse entre dos celdas. Tomemos este ejemplo

Seleccionamos los dos primeros números de la serie. Manteniendo el botón izquierdo del ratón nos movemos hacias la derecha hasta crear el número deseado de la serie. 

Al soltar el ratón ya se encontrarán los números: 3, 4 y 5 creados como parte de esta pequeña serie de la misma forma que en el ejemplo anterior.

Si por otra parte colocamos un numero 5 y en la siguiente celda el 10, la serie contendrá números que suman 5 a la vez.

Conclusión 

Hacer series en una hoja de calculo facilita la creación de cálculos y uso de formulas, ya que en vez de estar copiando un número en todas las celdas, o haciendo series de múltiplos, o cualquier otro tipo de serie, tan solo puedes usar las funciones que excel te ofrece.

FORMULAS Y FUNCIONES

Una función es una fórmula que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

·         Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

·         Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

·         Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

·         Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Excel permite que en una función tengamos varios operadores para tratar los datos. Los operadores son símbolos que identifica Excel con operaciones aritméticas y es el enlace entre 2 argumentos. En la tabla podemos ver los operadores más utilizados.

SIMBOLO DEL OPERADOR	OPERACIÓN QUE REALIZA
+	SUMA
-	RESTA
*	MULTIPLICA
/	DIVIDE
^	EXPONENCIACIÓN
&	UNIÓN / CONCATENAR
=	Comparación IGUAL QUE
>	Comparación MAYOR QUE
<</font>	Comparación MENOR QUE
>=	Comparación MAYOR IGUAL QUE
<=	Comparación MENOR IGUAL QUE
<>	Comparación DISTINTO

Precedencia de los operadores

Hemos visto que una fórmula puede ser muy compleja, utilizando multitud de operadores. Excel como cualquier operador matemático tiene unas ciertas reglas para saber que operaciones debe realizar primero para que el resultado obtenido sea el correcto.

En la siguiente tabla mostramos las precedencias establecidas por Excel.

SIMBOLO DEL OPERADOR	OPERACIÓN QUE REALIZA	PRECEDENCIA
^	EXPONENCIACIÓN	1
*	MULTIPLICA	2
/	DIVIDE	2
+	SUMA	3
-	RESTA	3
&	UNIÓN / CONCATENAR	4
=	Comparación IGUAL QUE	5
>	Comparación MAYOR QUE	5
<	Comparación MENOR QUE	5
>=	Comparación MAYOR IGUAL QUE	5
<=	Comparación MENOR IGUAL QUE	5
<>	Comparación DISTINTO	5

Insertar funciones con el asistente

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Conclusión 

Las funciones y formulas facilitan el trabajo en excel, ya que de esta forma podemos automatizar calculosa que de otra forma tendríamos que calcular de manera manual, lo cual mucho más lento y tedioso.

Edición de una hoja de Cálculo

Edición de celdas -> o doble click sobre celda o tecla F2 o barra de fórmulas.

Desplazamiento dentro de la celda : flechas del teclado, seleccionar carácter doble click sobre palabra.

Copiar y mover celdas: dos maneras para copiar y mover celdas usando copiar, cortar, pegar arrastrando con el mouse (seleccionamos la o las celdas y click sobre celda destino).

Insertar celdas entre celdas existentes:  Copiar celdas -> Menú insertar -> Celdas copiadas o cortadas (o menú contextual).

Pegar  varias copias
seleccionamos y vamos pegando de a una
seleccionamos rangos no adyacentes y pegamos
Seleccionar celdas + Ctrl y arrastramos

Cuando se inserta: una fila o columna, se desplazan las columnas y filas y se ajustan las referencias para reflejar su nueva ubicación.

Eliminar o borrar celdas
cuando se borra, puede ser borrado el contenido, formato o comentarios
cuando se elimina una celda se suprime de la hoja
Producen distintos resultados en las referencias que hacen a ella.
Cuando se borra queda con valor 0 (cero)
Cuando se elimina deja de existir, no se podrá encontrar, devuelve valor #¡REF!

Eliminar celdas: Seleccionamos -> Menú Edición -> Eliminar
Borrar celdas: Seleccionamos -> Menú Edición -> Borrar (o tecla supr)
Ocultar columnas y filas: Menú Formato -> Columna (o Fila) -> Ocultar
Mostrar columnas y filas: Menú Formato -> Columna (o Fila) -> Mostrar

Conclusión

es importante conocer y saber como editar celdas y como modificarla a tu gusto ya que de esta manera es mucho más sencillo y practico trabar en una hoja de calculo sabiendo esto.

Manejo de Archivos

Guardar un archivo

Una vez que hemos capturado el texto debemos guardarlo. Para hacerlo utilizamos: Seleccionamos del botón de Office, el comando Guardar. Presionamos simultáneamente CTRL+G. Damos un clic sobre este icono x  del menú de acceso rápido.

Cerrar archivo 

Para cerrar el archivo actual seleccione Cerrar del menú Archivo. También podemos usar CTRL+F4 o dar doble clic sobre el menú de control de la ventana del documento. Si no se ha guardado el archivo o se hicieron modificaciones desde la última vez que se guardó, Excel preguntará si se quiere guardar el archivo. 

Guardar como PDF o XPS

Haga clic en el botón de Microsoft Office, señale la flecha situada junto a Guardar como y, a continuación, haga clic en PDF o XPS. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el libro. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF. Si desea abrir el documento inmediatamente después de guardarlo, active la casilla de verificación Abrir archivo después de publicar.  

Conclusión 

El manejo de archivos nos ayuda a guardar archivos de manera fácil y sencilla a demás nos permite guardarlo donde nosotros prefiramos y en el formato que más nos convenga como PDF, Html, etc. 

ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO

Cuadro de nombres.

Permite el desplazamiento a través de las celdas de la hoja de cálculo, seleccionar celdas, rangos, filas, columnas así como identificar cada uno de los nombres definidos en el libro de trabajo.

Barra de fórmulas.

Permite el acceso al contenido de una celda para su edición. Considérese muy importante que una celda puede reunir contenido, formato y comentarios.

Columnas.

Las hojas de cálculo están organizadas en columnas y filas. Las columnas se identifican por medio de letras; una hoja de cálculo cuenta con 18,278 columnas (A a ZZZ).

Filas.

Las filas son identificadas por medio de números y van de la fila 1 hasta la 1, 048,576.

Celdas.

Se le llama Celda a la intersección entre una fila y una columna. Cada celda tiene un nombre que la identifica por la letra de la columna, y el número de fila que forma la intersección. (A5, B10, F14)

Etiquetas de hoja de cálculo.

Etiquetas o nombres de las hojas que componen el libro de Excel.

Botones de desplazamiento.

Estos botones se utilizan para el desplazamiento a través de las hojas. Se activan cuando el número de hojas existentes en el libro actual, son tantas que no alcanzan a verse todas en el área de hojas.

Barra de estado

Es a través de la barra de estado Excel notifica de algunas acciones realizadas, Por ejemplo: al momento de activar la tecla Bloq Mayús, Bloq num. Cuando se desea copiar información se apreciará el mensaje “Seleccione el destino y presione ENTRAR o elija PEGAR” entre otros mensajes que dependen de las acciones que se estén ejecutando.

 Área de auto calcular

Esta área muestra el resultado de una selección de datos numéricos, las operaciones que efectúa con estos datos que se seleccionan son: Suma, Promedio, Recuento, Recuento numérico, Máximo, Mínimo.

Botón Insertar Hoja de Cálculo.

Ubicado a la derecha de las Etiquetas. Facilita la inserción de nuevas hojas en el documento.

Para	Presione
Activar la barra de menús en el programa	F10
Cambiar a la última ventana que utilizó– O bien– Cambiar a otra ventana, si mantiene presionada ALT, mientras presiona TAB repetidas veces	ALT+TAB
Cerrar la ventana actual en programas con Interfaz de documentos múltiples, (MDI)	CTRL+F4
Cerrar la ventana actual o salir de un programa	ALT+F4
Copiar	CTRL+C
Cortar	CTRL+X
Deshacer	CTRL+Z
Ejecutar el comando correspondiente en el menú	ALT+letra subrayada del menú
Eliminar	SUPRIMIR
Mostrar Ayuda acerca del elemento del cuadro de diálogo seleccionado	F1
Mostrar el menú contextual para el elemento seleccionado	MAYÚS+F10
Mostrar el menú del sistema de la ventana actual	ALT+BARRA ESP
Mostrar el menú del sistema para programas MDI	ALT+guión (-)
Mostrar el menú Inicio	CTRL+ESC
Pegar	CTRL+V